Jahresendspurt

Wie blickt die TGA-Bar auf vier Jahre Podcast zurück?

Roman: Herzlich willkommen an der TGA-Bar. Heute geht es um Jahresendspurt.

Sören: Wir sind wieder an unserer neuen Lieblingslocation, und die sind auch hart im Jahresendspurt — heute eine Veranstaltung für 150 Leute, die hier wirbeln. Ein durchgetaktetes Projektmanagement, von dem ich schwer beeindruckt bin. So wie wir auch in Konsistenz und Konsequenz unseren Podcast weiter vorantreiben — und das jetzt über vier Jahre. Eine Woche haben wir ausgesetzt.

Roman: Einmal an Weihnachten haben wir ausgesetzt, glaube ich.

Sören: Ich kenne nur die großen Zahlen. Wir haben über 200 Folgen mittlerweile. Die Anzahl an Gästen ist unzählbar — solche tollen Charakterköpfe waren dabei, das hat Spaß gemacht und totalen Mehrwert geschaffen. Über Spotify gibt es die wunderbarsten Dinge auszuwerten, dazu zählt ein echt treues Publikum, das uns regelmäßig hört — egal ob aus dem Auto oder vor der Baubesprechung. So eine Folge TGA-Bar passt immer rein. Es sind über 1200 Leute, deutschlandweit, und diese Personen haben den Podcast mittlerweile fast 70.000 Mal gehört.

Roman: Respekt, herzlichen Glückwunsch dafür. Wir sind sehr konstant dabei, und das ist wichtig: Dranbleiben.

Warum ist der Dezember für Planer besonders stressig?

Sören: Vielleicht habt ihr jetzt noch ein paar Weihnachtsfeiern vor oder nach euch und fragt euch, wie ihr die Zeit bis zu den Feiertagen rumkriegt — und wie ihr diesen halben Monat noch maximal effektiv nutzt.

Roman: Ergebnisse sehen, Rechnung stellen, Rechnungsschluss. Bei den Öffentlichen ist das oft schon am 1. Dezember. Also bitte nochmal Rechnung stellen, Rechnung prüfen — ganz wichtig. Da müssen auch alle Ausführenden ihre Rechnung raushauen. Die Baustellen brauchen ihre Bauheizung und bekommen sie nicht, dann fliegen die Sicherungen raus, weil die elektrische Bauheizung unterdimensioniert war. Immer die gleichen Themen, da ist total viel los — kühlen Kopf bewahren. Ich merke auch, dass der Krankenstand wieder runtergeht: Im November waren noch Leute verschnupft, jetzt sind alle zu gestresst, um krank zu sein.

Sören: Dieses Zwischenspiel aus Vorfreude bringt ja auch ein Stresslevel mit, und das findet sich in der Arbeitswelt wieder. Trotzdem wird Zeit gefunden, sich auf dem Weihnachtsmarkt zu treffen.

Roman: Wir treffen uns ja in diversen Lounges. Da stelle ich öfter die Frage: Wie gestresst seid ihr auf einer Skala von 1 bis 10? Die ersten kommen mit 12. Das hilft total, sich mal auszukotzen, unter Gleichgesinnten zu sagen: Ich habe die Schnauze voll. Stressmanagement ist Erwartungen reduzieren auf der einen Seite und eigene Ressourcen erhöhen auf der anderen.

Was lehrt die „1%-Methode" über Ziele und Gewohnheiten?

Sören: Was sind deine Erfolgsrezepte?

Roman: Ich komme zum Thema Gewohnheiten zurück. Ich habe gerade den Spiegel-Bestseller „Die 1%-Methode" gelesen. Darin steht im weitesten Sinne: Man sollte sich nicht nur Ziele setzen, weil Ziele vergänglich sind — man erreicht sie oder nicht, dann kommt das nächste Ziel, das ist nichts Dauerhaftes. Stattdessen sollte man sich eine Identität oder Rolle vornehmen und fragen: Welche Routine, welche Gewohnheit hänge ich daran? Ich will guter Projektleiter sein — welche Gewohnheit hängt dran? Jede Woche Rechnungsstunde. Klingt doof, ist aber so.

Sören: Und das nimmt man sich im Dezember vor?

Roman: Man kann Gewohnheiten auch koppeln, habe ich in dem Buch gelernt. Du kannst sagen: Ich habe immer gerne meinen Nachmittagskaffee um 15:30 Uhr, und um 16 Uhr schreibe ich jeden Nachmittag Rechnung. Dann stellt man fest, das dauert nur 20 Minuten. Der nächste Trick ist, eine Gewohnheit kurz zu halten — ich nehme mir nur 20 Minuten vor, und ihr seid baff, was ihr in 20 konzentrierten Minuten schafft. Bei der Rechnungsprüfung schreibe ich mir drei Stunden rein und brauche anderthalb.

Wie schützt man Fokuszeit im Termin-Stress?

Sören: Das ist das Thema Fokusarbeit: sich wirklich auf ein Thema konzentrieren, alles drumherum ausblenden, E-Mails nicht lesen, Outlook schließen und 20 Minuten konzentriert arbeiten. Dieses Hopping wird gerade in anspruchsvollen Monaten wie dem Dezember immer mehr.

Roman: Das sage ich den Kollegen inzwischen auch: Spart euch die Termine, versucht Leute aus den Terminen rauszukicken. Ich mache das vor — in großen Runden sage ich nach kürzester Zeit, wen ich nicht brauche, raus. Das ist Elon-Musk-mäßig, aber nicht im Ton „du musst hier raus", sondern „du hast doch Besseres zu tun, willst du nicht lieber in Ruhe arbeiten?" Das geht sogar mit Externen: Ich habe eine Runde moderiert, da war ein Verkehrsplaner dabei, der hatte fünf Minuten etwas zu sagen. Dann habe ich gesagt: Sie gehen jetzt raus und schicken uns die Kosten für die Schranke. Er hat fünf Minuten gebraucht, um die Kosten zu schicken, und zwei Stunden gewonnen.

Sören: Man muss sich gerade in einem Monat wie Dezember kleine Ruheoasen in der konzentrierten Arbeit schaffen, sonst geht man am Stock.

Roman: Total. Termine absagen, verkürzen, kurz halten. Ich kriege Rappel, wenn Leute mir eine Zwei-Stunden-Einladung schicken. Ich habe keine zwei Stunden, ich bin eine halbe Stunde da — sag mir, was wichtig ist.

Wie bereitet man das neue Jahr vor?

Sören: Jetzt haben wir die Chance, das neue Jahr vorzubereiten.

Roman: Machst du das? Ich bin noch zu sehr in diesem Jahr gefangen.

Sören: Ich bin sehr konsequent in der Vorbereitung und Abarbeitung meiner Aufgaben. Freitags bereite ich immer den Blick in die neue Woche vor — wenn ich keine sortierte interne Übergabe an mich selbst in die nächste Woche habe, fühle ich mich nicht wohl. Es gibt gewisse Sachen, die ich im Griff haben muss, sonst bin ich nicht in der Komfortzone.

Roman: Ein Übermaß an Meetings, in denen ich rumsitze, ist eine schlechte Gewohnheit — gerade wenn es Jour Fixe sind. Deshalb bin ich eher dafür, einen Bauherren-Jour-Fixe als gemeinsamen Termin zu sprechen. Der Trick ist, schlechte Gewohnheiten durch gute zu ersetzen und sich zu fragen: Was kann ich erledigen, wenn ich anderthalb Stunden früher rausgehe? Anderthalb Stunden sind wirklich Zeit.

Sören: Jede Umstellung einer Gewohnheit oder eines Prozesses muss jeder bei sich selbst anfangen, im kleinen Rahmen, bezogen auf die tägliche Arbeit. Ich finde faszinierend, auf den Kalender zu schauen: Wann hat man Zeiten für Meetings geblockt, zu welchen Uhrzeiten finden sie statt — nicht nur, wie lang sie sind, ob sie eine Agenda haben oder gut moderiert sind. Die meisten Leute sind am Vormittag am leistungsstärksten. Wann haben wir die Meetings?

Roman: Immer vormittags.

Sören: Zum Dezember gehört auch, sich zu reflektieren: Wo steht man gerade im Leben, im Job? Wenn man es schafft, sich aus Gewohnheiten zu lösen, findet man einen Mehrwert in der Bearbeitung und in der Zufriedenheit. Der Dezember ist eh kurz — am 15. ist keiner mehr im Büro, du hast eigentlich nur zwei Wochen Zeit, mit einem guten Gefühl aus dem Jahr zu gehen. Eine härtere Deadline gibt es gar nicht.

Roman: Das ist ein gutes Schlusswort. Die harte Deadline ist das Jahresende.

Schnittstelle oder Schnapsidee — das neue Schnellfrage-Format

Sören: Weil wir uns seit vier Jahren kennen, wollten wir ein neues Format anlegen: Schnittstelle oder Schnapsidee.

Roman: Diesmal fange ich mit dir an, ich stelle zehn Fragen. Kick-off-Meeting oder Abschlussbesprechung?

Sören: Kick-off-Meeting.

Roman: Lastenheft oder Pflichtenheft?

Sören: Pflichtenheft.

Roman: Terminplan in Excel oder MS Project?

Sören: Ich bin großer Excel-Fan, aber trotzdem würde ich MS Project nehmen.

Roman: Risikoanalyse oder Bauchgefühl?

Sören: Bauchgefühl.

Roman: 100 E-Mails oder drei kritische Telefonate?

Sören: Drei kritische Telefonate.

Roman: Perfekter Plan oder perfekte Kommunikation?

Sören: Perfekte Kommunikation.

Roman: Baubesprechung mit Protokoll oder ohne?

Sören: Mit Protokoll.

Roman: Früh in die Planung einsteigen oder Feuer löschen im Projektverlauf?

Sören: Früh in die Planung einsteigen.

Roman: Lieber schlechte Planung retten oder lieber schlechte Ausführung begleiten?

Sören: Lieber schlechte Planung.

Roman: Letzte Frage: BIM-Koordination oder Kollisionsprüfung auf dem Papier?

Sören: BIM-Koordination. Wir sind digital.

Roman: Alles klar, vielen Dank. Ich habe wieder was über dich gelernt. Wir wünschen euch eine wunderbare Weihnachtszeit. Vergesst nicht, morgen ist Nikolaus. Habt alles parat und denkt auch an die Familie, nicht nur ans Büro. Bis dann.